Meine Retrospektive bei BPR

Ziel

Rahmen schaffen, damit die Retrospektive gelingen kann – räumlich, technisch und mental.

In Präsenz

Raum & Material:

Besprechungsraum buchen (mind. 1 freie Wandfläche)
Flipchart, Moderationskarten in 2 Farben, Stifte, Klebepunkte
4 Felder auf Flipchart vorbereiten: »Was lief gut? / Was bremste uns? / Was beschäftigt uns? / Was wünschen wir uns?«

Einladung:

Zweck benennen: »Wir schauen zurück auf [Projektphase X] und leiten Verbesserungen ab«
Keine detaillierte Tagesordnung – keine Vorannahmen wecken

Innere Vorbereitung:

Oberste Direktive verinnerlichen: Alle haben ihr Bestes gegeben
Eigene Bewertungen bewusst zur Seite legen
Rollenklarheit: Ich moderiere – ich gebe keine Lösungen vor

Online

Digitaler Raum:

Miro- oder EasyRetro-Board anlegen (4-Felder-Template einrichten)
Video-Konferenz-Link versenden
Kurzanleitung zum Tool mitschicken

Einladung:

Kamera-Pflicht kommunizieren
Technikcheck 15 Min. vor Start empfehlen
Mikro-Etikette vorab klären

Innere Vorbereitung:

Oberste Direktive verinnerlichen: Alle haben ihr Bestes gegeben
Eigene Bewertungen bewusst zur Seite legen

Empfohlene Methode

Checkliste →

Moderatorhaltung Neugier und Offenheit – keine versteckten Erwartungen. Der Aufwand für die Vorbereitung ist ein Signal an das Team: Diese Zeit ist wichtig.

Ergebnis dieses Schritts

Alle sind informiert
Raum / Board ist eingerichtet
Material liegt bereit
Technik ist getestet (online)

Ziel

Psychologische Sicherheit herstellen. Klären: Worum es geht – und worum nicht.

In Präsenz

Kurzen Überblick über die 5 Phasen und Gesamtdauer (ca. 90 Min.) geben
Spielregel 1 – Oberste Direktive vorlesen:
»Unabhängig davon, was wir entdecken: Wir glauben daran, dass alle ihr Bestes getan haben – angesichts des Wissensstands, der Fähigkeiten und der Situation, die sie hatten.«
Spielregel 2 – Las-Vegas-Regel: Was in dieser Runde gesagt wird, bleibt in dieser Runde.
Abschließend: »Gibt es Verständnisfragen zu den Spielregeln?«

Online

Regeln als erste Board-Seite zeigen und reihum vorlesen lassen
Einverständnis per Chat-Reaktion (Daumen-hoch) einholen
Kurze Rundfrage: »Alle dabei? Bitte Kameras an.«

Moderatorhaltung Ruhig und klar – keine Entschuldigungen. Die Spielregeln werden gesetzt, nicht zur Abstimmung gestellt. Verlegen wirken überträgt sich auf die Gruppe.

Ergebnis dieses Schritts

Alle kennen die Spielregeln
Vertraulichkeit ist vereinbart
Psychologische Sicherheit ist hergestellt

Ziel

Alle wirklich ankommen lassen. Stimmung sichtbar und besprechbar machen.

In Präsenz

Methode: Teamtemperatur

Thermometer-Grafik auf Flipchart zeichnen (0–40°)
Jede Person klebt einen Punkt: Wie warm/kalt fühlt sich die Zusammenarbeit an?
Kurze Runde: Wer möchte, sagt 1–2 Sätze dazu

Erst weitermachen, wenn alle ihren Punkt gesetzt haben. Stille aushalten.

Online

Teamtemperatur als interaktives Board-Element (Schieberegler oder Klebepunkt auf Skala)
Jeder platziert seinen Punkt still
Kurze Runde mit eingeschalteter Kamera – jeder sagt 1–2 Sätze
Explizit bitten: »Für diese Runde bitte Kamera an.«

Empfohlene Methode

Teamtemperatur

Moderatorhaltung Nicht-bewertend und neugierig. Keine Kommentare zu einzelnen Einschätzungen. Kurz zusammenfassen: »Ich sehe eine Bandbreite – das nehmen wir als Startpunkt.« Stille ist Reflexion.

Ergebnis dieses Schritts

Alle haben das Wort ergriffen
Stimmung ist für alle sichtbar
Team ist angekommen

Ziel

Beobachtungen aus dem Projektalltag sammeln – sachlich, ohne Bewertung.

In Präsenz

4 Felder auf Flipchart:

»Was lief gut?«
»Was hat uns gebremst?«
»Was beschäftigt uns noch?«
»Was wünschen wir uns?«

5 Min. stilles Schreiben (1 Aussage pro Karte)
Karten reihum vorlesen und aufhängen
Ähnliche Karten clustern – noch nicht diskutieren

Beispiele aus BPR-Projekten: Verzögerungen bei Genehmigungen, Schnittstellenprobleme zwischen Planung und Ausführung, gute Koordination der Gewerke.

Online

Gleiches 4-Felder-Format im Board.

5 Min. stilles Schreiben (Kamera an, Mikro stumm)
Reihum vorlesen – Moderator zieht Karten in die passenden Bereiche
Digitales Clustern für alle sichtbar

Tool-Tipp: In Miro per Drag & Drop, in EasyRetro automatisch sortiert. Farben für die 4 Felder nutzen.

Empfohlene Methode

4-Felder-Karte

Moderatorhaltung Sammeln ohne Werten. Wenn Diskussionen entstehen: »Wichtiger Punkt – den nehmen wir in Phase 3 mit.« Als Führungskraft bewusst weniger Karten schreiben – sonst dominiert die Hierarchie das Bild.

Ergebnis dieses Schritts

Vollständiges Bild aller Perspektiven liegt vor
Themen sind geclustert
Noch keine Bewertung

Ziel

Beobachtungen verstehen. Warum ist etwas passiert? Muster erkennen. Ursachen herausarbeiten.

In Präsenz

Dot-Voting:

Jede Person erhält 3 Klebepunkte
Markierung der wichtigsten Themen
Die 2–3 Themen mit den meisten Punkten werden besprochen

Für ein konkretes Problem: 5 Whys

5-mal fragen: »Warum ist das passiert?«

Beispiel BPR: Genehmigungsverzögerung → Unterlagen unvollständig → Zuständigkeit unklar → Übergabeprozess fehlt → Prozess nie definiert

Systemische Leitfrage: »Was in unseren Strukturen hat das begünstigt?« – nicht »Wer war schuld?«

Online

Dot-Voting im Board: Jeder klickt die wichtigsten Themen an
5-Whys als Whiteboard-Element live erarbeiten
Bei größerem Team: Breakout-Rooms (4–5 Min.) für Kleingruppenarbeit
Erkenntnisse live eintippen – alle sehen denselben Stand

Empfohlene Methode

Dot-Voting + 5 Whys

Moderatorhaltung Systemischer Blick: Bei BPR entstehen Probleme meist an Schnittstellen – nicht durch Einzelversagen. Eigene Interpretation zurückhalten. Offene Fragen stellen: »Was meint ihr – warum war das so?«

Ergebnis dieses Schritts

2–3 wichtigste Themen benannt
Ursachenhypothese gemeinsam entwickelt
Kein Schuldiger, aber klares Muster sichtbar

Ziel

Konkrete, verbindliche Verbesserungsmaßnahmen vereinbaren. Keine Wunschliste – klare Verantwortlichkeiten.

In Präsenz

Maßnahmentabelle auf Flipchart:

Was genau?
Wer?
Mit wem?
Ergebnis / Definition of Done
Bis wann?

Priorisierungsfrage: »Wenn wir nur eine Sache ändern könnten – welche hätte den größten Effekt?«

Maximal 2 Maßnahmen. Laut vorlesen und explizit bestätigen lassen.

Online

Maßnahmentabelle im Board gemeinsam live ausfüllen
Screenshot oder Export direkt am Ende des Calls
Maßnahmen direkt ins Projektboard übertragen (MS Teams, Planner o. Ä.)

Tipp: Tabelle gemeinsam tippen – alle sehen die Formulierungen und können korrigieren. Das schafft Verbindlichkeit.

Empfohlene Methode

Maßnahmentabelle

Moderatorhaltung Disziplin und Realismus. Weniger ist mehr. Die Maßnahmen gehören dem Team – nicht selbst Lösungen vorschlagen: »Wer könnte das sinnvollerweise übernehmen?«

Ergebnis dieses Schritts

Max. 2 SMART-Maßnahmen vereinbart
Verantwortung und Fristen sind klar
Team hat Maßnahmen selbst gewählt

Ziel

Sauber abschließen. Stimmung einfangen. Für die nächste Retro lernen.

In Präsenz

Blitzlicht-Runde: Jede Person sagt reihum in 1–2 Sätzen:

Wie verlasse ich diese Retro?
Was nehme ich mit?

Optional – Feedback zur Retro selbst:

Was hat heute gut funktioniert?
Was ändern wir beim nächsten Mal?

Nächsten Retro-Termin direkt festlegen.

Online

Blitzlicht per Kamera-Runde (reihum)
Optional: Anonymes Feedback per Abstimmungstool (1–5 Skala)
Nächsten Termin direkt im Call buchen und versenden

Empfohlene Methode

Blitzlicht

Moderatorhaltung Dankbar und abschließend – ohne Übertreibung. Als Führungskraft zeigen: »Ich habe heute auch etwas gelernt.« Das ist ein Signal, dass Reflexion ernst genommen wird.

Ergebnis dieses Schritts

Team verlässt die Retro mit gutem Abschluss
Nächste Retro ist terminiert
Impuls: »Das hat sich gelohnt«

Ziel

Ergebnisse sichern. Grundlage für die nächste Retro legen.

In Präsenz

Maßnahmentabelle fotografieren
Ins Teamboard übertragen (physisch oder digital)
Kurzes Protokoll versenden: nur die Vereinbarungen – kein Gesprächsprotokoll
Nächsten Retro-Termin in Kalender eintragen

Online

Board exportieren / Screenshot speichern
Maßnahmen ins Projektboard übertragen (MS Teams, Planner)
Protokoll-E-Mail innerhalb von 24 Stunden versenden
Nächsten Termin verschicken

Moderatorhaltung Verbindlich und zuverlässig. Die Qualität der Nachbereitung signalisiert, wie ernst die Retro genommen wird. Wer Wochen wartet, bevor Maßnahmen sichtbar werden, untergräbt das Vertrauen ins Format.

Ergebnis dieses Schritts

Maßnahmen dokumentiert und sichtbar
Team sieht: Es wird nachgehalten
Nächste Retro terminiert

Meine Retrospektive bei BPR

Der Ablauf im Überblick

Häufige Stolperfallen

Begleitmaterialien & Ressourcen